Categorie: In de werkplaats

Hoe ik effectiever ben gaan werken

Ken je de timemanagement-matrix van Stephen Covey al? Hij komt vaak voor in boeken en cursussen over (time)management en (persoonlijk) leiderschap. Het komt in het kort hierop neer, als je er meer over wil weten lees dan bijvoorbeeld De zeven eigenschappen van effectief leiderschap van Stephen Covey:

Alle werkzaamheden die je doet kun je indelen volgens twee variabelen: belangrijk/onbelangrijk en urgent/niet urgent. En zo ontstaan er vier categoriën:

  1. Belangrijk en urgent
  2. Belangrijk en niet urgent
  3. Niet belangrijk en urgent
  4. Niet belangrijk en niet urgent

Dit klinkt waarschijnlijk allemaal erg vanzelfsprekend, maar toch moet je het voor de grap eens een paar weken proberen: hou van alles wat je doet bij in welke categorie het valt.

Ik zelf schrok ervan hoe veel van mijn tijd op gaat aan niet belangrijk, niet urgent en hoe weinig tijd er overblijft voor belangrijk, niet urgent. Onder dit laatste vallen voor mij bezigheden als langetermijnplanning, vakontwikkeling en netwerkactiviteiten. Op de lange termijn zijn dit zaken waar je als ondernemer echt tijd voor moet vrij maken.

Maar hoe verander je dat?

Ik pak het tegenwoordig zo aan:

Aan het begin van mijn week deel ik al mijn geplande werkzaamheden in volgens deze matrix. Elke dag plan ik een vast aantal uren in voor Belangrijke Werkzaamheden, waarbij ik de nadruk zoveel mogelijk leg op de Niet-Urgente. Deze uren plan ik aan het begin van de dag, als ik nog fris ben, en rustig en geconcentreerd kan werken. Bij mij is dat tussen 9 en 12. Na mijn lunchpauze ga ik vervolgens alle minder belangrijke klussen doen. Tussen 9 en 12 check ik niet mijn mail, maak ik geen facturen, werk ik niet mijn urenregistratie bij. Dat moet natuurlijk ook allemaal gebeuren, maar ik doe dat niet meer in mijn beste uren.

In mijn Belangrijke Werkzaamheden-blok doe ik dit: ik maak een lijst met 5 prioriteiten. Nooit meer dan 5. Daar ga ik mee aan de slag. Elke keer als ik er 1 afstreep mag ik er een nieuwe bij zetten en eventueel de volgorde omhusselen. Allemaal goed. Zolang er nooit meer dan 5 dingen op staan, en zo lang het allemaal Belangrijke Werkzaamheden zijn.

Voor mij werkt het heel goed. Ik besteed mijn beste uren van de dag aan het werk dat het meeste van mijn concentratie en creativiteit vraagt. En de klusjes die wel moeten gebeuren, maar die ik bij wijze van spreken in mijn slaap zou kunnen doen, die doe ik pas later op de dag.

Vind je het fijn om op een informele manier met andere ondernemers van gedachten te wisselen over dit soort onderwerpen? Kom dan eens langs in onze E-pub: de online ontmoetingsplek voor ondernemers!

Dansen in je vak

In 2018 mocht Ninja ’n Son met Jildou Oostenbrug werken aan haar e-boek: Energiemanagement in je werk: Dansen in je vak. Jildou liep al een tijdje met het idee voor het boek rond maar kwam er niet toe om het daadwerkelijk te schrijven. In gesprek met Ninja kwam ze tot een heldere focus en kon ze aan de slag. Een aantal redactierondes volgden. Die zagen er ongeveer zo uit:

Toen de tekst helemaal naar onze tevredenheid was (en op het laatste moment vang je altijd nog een aantal foutjes die er tussendoor dreigen te glippen!) kon onze vaste vormgeefster Lunette Strijker aan de slag. Zij kon onder meer gebruik maken van illustraties door Joyce Schellekens, een cliënt van Jildou.

(c) Joyce Schellekens

Achterin het e-boek zit een werkblad waarop de lezer kan bijhouden welke acties zij/hij kan ondernemen voor optimale energiebalans in het werk. Overigens maakte Lunette op basis van het boek ook een aantal losse werkbladen die Jildou kan gebruiken tijdens de workshops die ze geeft over dit onderwerp. Die workshops waren al geboekt voordat het boek af was. ‘Het werken aan dit boek maakt meteen energie los!’ zei Jildou.

Naderhand kregen we een prachtig compliment van Jildou op LinkedIn:

Ninja heeft mij geholpen om dat e-book nu eens echt te maken in plaats van er alleen maar over te fantaseren. Ze leidde mij door alle stappen heen, van de eerste tekst tot de vormgeving. Het gevoel een professional te hebben die je mee neemt in alle stappen, gaf mij het zelfvertrouwen dat ik een mooi product kon maken. En wanneer ik even verslapte of zaken te lang liet liggen, trok ze vriendelijk even aan mijn jasje. Echt een full-service pakket! Ninja denkt mee en werkt zeer precies, snel en professioneel. Ook de vormgeving verliep soepeltjes onder haar leiding. Een plezier om mee samen te werken! En we zijn allebei even trots op het eindresultaat: een e-boek over Energiemanagement in je werk.

Het boek en meer informatie over de workshops zijn te vinden op de website van Jildou Oostenbrug: www.jildouoostenbrug.nl.

Een e-boek is een prachtig marketingmiddel, perfect voor online marketing. Met een e-boek zet je jezelf neer als expert op jouw vakgebied. Ook zo’n e-boek schrijven? We kunnen je helpen met focus, doelgroep, taalgebruik, redactie en eventueel vormgeving, fotografie en illustraties. Neem nu contact op!

Schrijven is werk

Het is november en ieder jaar in november doe ik weer een poging om NaNoWriMo tot een goed einde te brengen. NaNoWriMo, National Novel Writing Month, is inmiddels een internationaal fenomeen (al blijft het Na- in de afkorting) waarbij mensen binnen een tijdsbestek van 30 dagen een ‘roman’ proberen te schrijven van minimaal 50.000 woorden. Het is mij in de afgelopen 10 jaar twee keer gelukt, al ben ik veel vaker eraan begonnen. Zo ook dit jaar: ik dacht dat dit mijn jaar zou worden. Read More

Netwerken Is Ook Niet Alles

Marketing voor kleine en middelgrote ondernemers bestaat vaak grotendeels uit het opbouwen van een goed netwerk. Dat is een belangrijk en inmiddels alom bekend gegeven. Het is een van de lessen uit Calimeromarketing, het boek dat Sonja voor ons allemaal las. Een andere les uit dat boek, waarschijnlijk nog belangrijker, is ‘wees jezelf’. Read More

Pingpongmail

Enige tijd geleden waren Sonja en ik (Ninja) op heidedag. Dat is een beetje gek met een ‘organisatie’ van twee mensen (plus freelance vaste vormgever, fotograaf en illustrator maar die waren niet mee) maar het is toch altijd nuttig. We wonen in verschillende delen van het land – we ‘hebben landelijk bereik’ heet dat in marketingtaal – en hoewel Skype en telefoon handig zijn, is persoonlijk contact soms toch de beste oplossing. Vooral voor kwesties waar we niet één-twéé-drie uitkomen. Read More

Wat doet een redacteur?

Bij een literaire uitgeverij heb ik ooit gehoord dat een boek eigenlijk door vijf paar ogen bekeken moet worden voordat het naar de drukker gaat. Want zelfs de beste schrijvers maken fouten, of zitten op zo’n manier in hun eigen verhaal dat ze niet goed kunnen inschatten hoe de gemiddelde lezer het leest. Read More