Bedrijf op vakantie? Zo zet je de autoreply aan het werk.

Wij zijn geen ZZP maar een VOF maar we (her)kennen het dilemma: geen opdracht of lead willen missen maar ook de tent dicht willen gooien en ontspannen. Onze vakanties overlappen dit jaar en we zijn allebei ervan overtuigd dat je alleen iets hebt aan een vakantie als je ook echt vrij neemt. Dat betekent dat we een tijdje niet bereikbaar zullen zijn voor (nieuwe) klanten. Dus… afwezigheidsbericht instellen voor e-mail!

Het is handig om van tevoren goed na te denken over je autoreply. Het standaard “Wij zijn er even niet en zullen uw mail beantwoorden als we weer terug zijn” kan voldoen maar je kunt je autoreply ook voor jou aan het werk zetten. Hoe? Volg een aantal regels.

Regels voor autoreply?

De regels voor een afwezigheidsbericht zijn eigenlijk: er zijn geen regels. Het is zelfs geen regel dat je er één moet instellen al kunnen we dat wel aanraden want zonder verklaring lang niet antwoorden op zakelijke mails, zelfs tijdens de zomer, is niet netjes. Zo is het ook netjes om de onderstaande richtlijnen (zie! geen regels!) in acht te nemen:

1 – Houd je aan je branding.

De communicatiestijl, vormgeving, taalgebruik – alles blijft in lijn met de rest van jouw bedrijf en jouw communicatiebeleid. Oók als je in de tussentijd met een cocktail in je hand sudoku’s zit te maken op het strand of de hoogste berg van België aan het beklimmen bent, op de fiets.

2 – Wees duidelijk.

Zeg niet ‘ik check mijn e-mail sporadisch’ als je niet van plan bent om te antwoorden. Zeg ook niet dat je niet bereikbaar bent, als je vervolgens toch gaat mailen. Wees dus duidelijk, ook voor jezelf. En weet je het nog niet zo goed? Onze gulden regel: Kun je niet kiezen? Kies dan toch.

3 – Houd het bij de klant.

Jouw geweldige huisje in de Bohemen of je catamaran in Zeeland? Geweldig maar die zijn niet het belangrijkste in het zakelijke mailverkeer. Houd het bij wat jij betekent voor je opdrachtgevers. Wil je er toch heel graag over vertellen omdat het relevant is voor jouw business? Maak er een mooie blog over!

4 – Geef iets mee.

Je hoeft je (potentiële) klanten niet met lege handen achter te laten. Wijs hen op content op je site waar ze in de tussentijd iets aan hebben: je e-boek bijvoorbeeld, of je meest recente of populaire blog. Voor vormgevers: wijs ze op jouw whitepaper over het aanleveren van een briefing zodat zij alvast aan de slag kunnen en jij straks een complete briefing krijgt! Voor coaches: stuur ze een teaser voor jouw training met een belangrijke visie-vraag of interessante oefening. Enzovoort.

Fijne vakantie!

Dit is de laatste blog voor de zomer. We ronden nog projecten af en beantwoorden mail maar vanaf 22 juli zijn Ninja ’n Son niet actief aan het werk. We zijn benieuwd naar jouw plannen en vanaf 12 augustus denken we graag mee over hoe we jou daarbij kunnen helpen. We raden je aan om in de tussentijd ons e-boek Schrijven is werk te downloaden. Daarin staan goede tips over ondernemerschap, maar vooral ook praktische werkbladen voor tijdens de zomermaanden.